免費 CRM 打造數位轉型堅實基礎 | Free CRM | HubSpot 認證代理商 | 集客式行銷公司

September 25, 2020 • By Larry Lien

為甚麼所有的企業都需要有 CRM ( 客戶關係管理 ) 系統 ?

幫助組織管理更容易

當企業經營有一致的作業流程、共同語言時,管理階層就能輕鬆且快速掌握各部門當下發生的狀況,像是業務進度追蹤、行銷活動成效好壞、客戶服務數量與品質掌握,大家可以在同一個基準上面一起討論如何進步、如何修改,減少因為雙方認知落差而產生的額外摩擦

維持企業穩定成長

當企業擁有龐大客戶數量時,透過好的 CRM 系統來幫助企業整合客戶資料就相當重要,CRM 提前建置可以減少當企業想了解公司成長狀況時,還要在散落各處的複雜資訊裡整理出脈絡的痛苦,在 CRM 系統中你只需要簡單的點擊,選擇你想要知道的資訊,就能馬上獲得最精準與即時的統整數據,完善的數據追蹤,就能清楚的知道如何做出更好的優化策略,企業因此能穩定發展

強化企業與客戶間連結

很多部門平時的工作任務就是與客戶對話、文件往返等溝通,雙方之間若保持在同一個頻率上交流,長期下來就能累積彼此信任成為忠實的客戶

舉例來說,業務單位就會需要了解每一個客戶的個別狀況,包含與客戶提供過那些資料、客戶會注重的細節有哪些等情報,當業務人員可以從 CRM 系統中馬上了解這客戶從古到今與業務互動過的所有紀錄與來龍去脈,你想他的客戶還不會緊緊巴著他嗎 ?

或是當需要做業務交接時,接手的業務代表也不必像一張白紙一樣的重新認識客戶,透過完整 CRM 的紀錄,接手業務就可以先掌握客戶輪廓,讓客戶感覺到一致性與熟悉感

妥善整合客戶珍貴情報

將客戶資料分散各部門的方法已經不切實際 ( 各單位各自的紀錄表單、邏輯規劃、視覺呈現 ),CRM 系統將一位客戶、一間公司,所有的與公司互動的紀錄通通詳細紀載 ( HubSpot CRM 連用戶在你官網上的足跡都自動紀錄下來 ),讓你可以簡單快速提取任何與客戶相關的資料,迅速且即時更新

完善的客戶資料 ( 在 HubSpot 稱為客戶資產 Properties ) 除了讓你了解每一個聯絡人 / 公司 各自的狀況之外,在應用端你可以將這些資產製作為再行銷 ( Retargeting ) 策略的元素,比如客戶資產中可以紀錄曾經看過 xxx 產品頁面的人有哪些人、看過官網 N 次的人有哪些等,藉此判斷行銷策略的安排與行銷目標的設定,更加精準化

HubSpot CRM 永久免費提供這些服務 ( 更新至 2020.07 )

不同於大多數位行銷工具有 14 天或 30 天的試用期間,HubSpot CRM 免費版是永久免費,若你正準備要踏入數位行銷的行列,且想要仔細探索這個世界,在 HubSpot CRM 的功能中,除了提供最核心的顧客關係管理 ( CRM ) 系統之外,更全方位的涵蓋行銷、業務、客戶服務、數據分析這幾個重要的關鍵功能 hubspot free crm

當你在著手數位轉型的過程中,所有會遇到的經營狀況,通通預先讓你體驗。因此正要開始踏入數位轉型的你,不論你現在的公司規模大小、員工數多寡、資產量高低

透過 HubSpot 的免費工具,都能在某些地方幫助你開始了解數位轉型大概的輪廓,概念建立後,若想再擴增數位工具的功能 ( 如自動化行銷設計、登陸頁面設計、SEO 規劃等 ) 則可再與代理商討論,協助升級與教育訓練,HubSpot 幫助你無痛數位轉型 !

本篇分享已 HubSpot CRM 免費版 6 大數位管理主題,共 18 項免費數位工具做分享

在有了這些數位行銷概念與明白各項工具帶給你的好處後,最後的關鍵就是自己開始操作囉 !執行才是一切進步的開始 ! hubspot free tool

Contacts 聯絡人

如果你的企業還沒有開始或正在考慮使用 CRM 系統,HubSpot CRM 這邊提供你一個非常好的入門機會

HubSpot CRM ( 平台中以 Contacts 作為最基礎的客戶單位 ) 提供你儲存 100 萬筆客戶 / 公司資料的空間,並且在系統中規劃了非常完整的客戶記錄細節幫助你精準掌握客戶的行為情報

Contacts 聯絡人關係管理系統

輕鬆管理每一位客戶的各種資訊 ( 網站拜訪次數、最後瀏覽的網頁、信件追蹤、網頁觀看數量、消費者生命週期、IP位置等上百種資訊 ),HubSpot 為集客式行銷的先驅者,在客戶資訊的收集與分類上的表現非常優異,幫助你在設計自動化行銷策略時,可以應用這些珍貴的客戶資料來做非常精密的行銷策略 ( 甚至可以設定在自動回覆機器人上,讓不同的人在同一個網頁上得到機器人提供的不同資訊,做出精準客製化 ),即便網站同時出現大量的新舊客戶問答,系統依然能夠做到同時客製化的目標 hubspot free crm contacts

Company 公司戶管理系統

類似客戶管理系統的整理邏輯,能自動將屬於該公司的資訊帶入到 CRM 系統中 ( 如公司網頁、地區位置、產業類別、電話、公司規模、公司描述等 ) 這些資訊會自動化的被收集

HubSpot 擁有龐大的企業資料庫,在隨時都在網路上自動收集各大企業的公開資訊,並直接幫您統整到你的 CRM 系統中,若在 Contacts ( 聯絡人 ) 記錄到公司信箱, HubSpot CRM 也會幫您自動將同間公司的資訊做好歸類,方便你未來執行 ABM 行銷策略 hubspot free crm companies

Activity Feed 活動摘要

用來儲存、管理、追蹤客戶的行為執行摘要 你在這個地方可以掌握那些活動事件( 如開啟 email、看過文件、預約會議、填寫表單等 ) 有客戶吻合那項活動的進行概況,幫助你把握與客戶的關係培育所有過程 hubspot free crm activities feed

List 表單上傳區

你可以自行上傳客戶名單做為後續行銷活動的用途,也可以使用 CRM 中累績的客戶資產製作出你想要特定名單,所以你能做到非常針對性的建立表單

HubSpot CRM 強大的客戶管理系統隨時都在幫你累積客戶資產 ( Properties ),因此你可以用這些資產建立各種客製化表單 ( CEO 名單、近 30 日新訂閱者名單、看過購買頁面名單 )

Conversation 溝通

客戶與團隊之間要有效率溝通,除了使用即時訊息 ( Inbox ) 管理之外,自動回覆機器人 ( Chatbot ) 的規劃在現代的客戶服務也相當重要

Inbox 收件箱

你只需要在一個地方就能同時管理團隊內部信件、社群平台即時訊息、回覆機器人、電子郵件等各平台來的訊息

Inbox 的功能除了回復訊息外也可以指派負責人、訊息分類管理等工作項目,幫助你有效率的同時處理來自多處的大量訊息,將 1 - 1 對話的功能做出規模化 hubspot free crm conversation

Chatflows 自動回覆流程 ( Chatbot )

HubSpot 提供直覺性的對話腳本設計流程,用簡單拖拉 ( Drag & Drop ) 就可以做出機器人的自動化回覆

結合 CRM 系統的機器人有個好處,我們能設定機器人在與客戶互動的同時自動化的把收集到的客戶資料填進系統當中 ( 職稱、Email、公司規模等 )

也因為 HubSpot 的聊天機器人與 CRM 是如此緊密結合,你可以應用收集到的資訊再次設計更客製化的自動回覆機器人給你的每一位客戶 hubspot free crm chatflow

Chatflow 聊天機器人能放在不同的頁面上完成不同的任務,像是判斷進來的用戶是新客戶還是既有客戶,機器人可以設定提供不同的自動化訊息並帶入客製化的語句,同時在後台設定機器人將不同類型的主題自動分配給不同的服務團隊、專員 (例如設定停留在銷售頁面 N 次的人, Chatbot 先做起頭的互動收集資訊後直接通知業務團隊後續連結 )

HubSpot 在免費版中就提供了聊天機器人 ( Chatbot ) 的服務,其中開放了四種機器人模組讓你體驗

  1. Instant reply 及時回復機器人
  2. Qualify Leads Botd 潛在客戶篩選機器人
  3. Meetings Bot 會議安排機器人
  4. Tickets Bots 客服分類機器人 hubspot free crm chatbots

在四項不同主題的功能中,透過線性化的流程設定 ( HubSpot 會提供基礎架構讓你修改 ) 讓機器人透過一問一答的過程,幫你完成 24 小時即時回復、篩選價值客戶、安排會議時間 ( 結合 Gmail、Outlook 行事曆同步 ) 以及客服問題的分類與回答

你的團隊可以專注精神處理其他更有產值的任務,並幫助團隊省下人力與時間

自動回覆機器人除了設定在網站之外,也可以跟 Facebook Messenger 結合,所以在使用 Messenger 也在找聊天機器的朋友,HubSpot 免費版就可以讓你直接取得

透過第三方串接後,在 LIEN 上面同樣可以透過 HubSpot 設定 Chatflows 自動化回復流程

客製自動回覆機器人

回覆機器人的顯示頭像 ( 品牌 Logo、真人頭貼 )、對話框顏色 ( 對應企業品牌顏色 )、機器人出現時機 ( 點擊才出現、看多少網頁後出現、幾秒後出現等 ) 以及在哪個頁面出現哪隻機器人,甚至面對什麼人機器人要說什麼話都可以做客製化設定 ( 歸功於 HubSpot CRM 能非常詳細的紀錄客戶資訊 )

Snippet 回復摘要

回復摘要通常很短且常常會被重複使用的特性,像是固定的客戶回覆內容、客戶標籤特性的註記、Email 回信中的常用金句等

回覆摘要 ( Snippet ) 幫你節省大量回復同樣內容的時間,並且可以讓所有團隊成員都可以隨時信手捻來一個個經典詞串 ( 付費版可擴充到 1000 則 )

  • 免費版提供 5 個回復摘要 ( Snippets ) 額度

Templates 範本信件

電子郵件有許多不同的功能 ( 如分享有用的資訊、跟進信件、開發信件、優惠資訊信件等 ),HubSpot Templates 系統中將大家最有可能使用的信件主題都先設計好了範本

更棒的是,在範本中還貼心的幫你帶入客製化名稱設定,因此你可以用範本直接修改成吻合你產業的客製化信件

範本信件的好處在,當你的團隊會常常使用某些特定的往返信件,這些信件也已經優化出最佳的回覆範本時,就可以製作有一致性與連貫性的信件讓所有團隊能自由取用,維持與客戶之間的良好溝通品質與維持穩定的品牌印象

  • 免費版提供 5 個範本信件 ( Templates ) 額度 hubspot free crm email templates

Marketing 行銷

一站式管理網路行銷工具,將數位廣告、Email行銷、表單的數據追蹤都紀錄到 HubSpot 平台當中,能幫助你節省往返登入不同平台的時間,同時將跨平台的數據報告統一呈現,讓你可以直覺簡單地看出不同平台之間的表現狀況

Ads 廣告

可以連結 Facebook、Google Ads、LinkedIn 這三種廣告帳戶做廣告投放,你可以將 CRM 中的客戶整理成為一個廣告投放名單,也可以將拜訪過網站的人製作成投放名單 ( 更多類型的受眾設定需要更進階的方案,或是直接從各平台廣告後台設定 )

一個 HubSpot 帳號底下可以同時管理多組 Facebook Ad、Google Ad、LinkedIn 帳戶,所以你可以同時掌握不同粉專或活動的表現狀況

*免費版中有 30 天內廣告預算 1000 美金的上限,以及只能選擇其中兩種廣告平台使用 hubspot free crm Ad

Email 電子郵件

HubSpot 提供非常多的精美的電子郵件模板 ( 免費版中提供 5 種模板 ),這些模板的設計是依據不同的用途設計 (歡迎、促銷、新聞、活動邀約、銷售 ) ,因此你不必再花心思從無到有的打造,在 Email 模板中你可以透過簡單的拖拉 ( Drag & Drop ) 製作出自己喜歡的信件樣式 ( 不需要工程師技術 )

在 HubSpot 系統中,因為你擁有大量的聯絡人資訊,所以你可以使用這些資料來建立信件名單,特別是在 HubSpot 的名單建立系統中有兩種方式 Active List ( 動態名單 ) 與 Static List ( 靜態名單 )

Active List ( 動態名單 ) : 名單成立條件設定後,只要有新的聯絡人吻合設定條件,就會被自動加入這份名單中,持續更新

Static List ( 靜態名單 ) : 名單成立條件設定時,當下撈出來的聯絡人,儲存為一份名單,在沒有主動更新的情況下,就只會有儲存當下的聯絡人

  • 免費版中可以製作 5 組 Active List ( 動態名單 ) 與 25 組 Static List ( 靜態名單 ) hubspot free crm active list,static list

這些信件發送之後,你可以用 HubSpot 後台追蹤信件的開信率、點擊率、跳出率等資訊

甚至在信件中設定的超連結 HubSpot 也幫你追蹤每個連結被點擊的機率 ( 這樣你就知道哪些連結能成功吸引到目光,可以做 A/B 測試 )

寄出的信件被哪一個 Email 帳號開啟了幾次也都被清楚記錄下來,直接告訴你哪一個人對你的內容最有共鳴的重要情報

  • 免費版中每個月的寄信上限為 2000 封
  • 每個月開信或信件點擊即時通知訊息上限 200 則

Forms 內嵌表單

我們都有在網路上提交表單的經驗,表單的重要性在於將無形的網路流量 ( Traffic ) 轉變為潛在客戶 ( Leads ),你真正能夠接觸客戶的狀態

HubSpot 在免費版中提供了表單製作的功能 hubspot free crm popup form

你可以創造獨立式 ( Standalone )、彈出式 ( Pop-up )、嵌入式 ( Embedded )和收集式 ( Collected ) 的表單,依照你喜歡的感覺挑選呈現類型後,再依據表單製作目標 ( 獲得客戶註冊、要求客戶聯絡公司、客服支援、下載文件、感謝訂閱等 ) 做更進一步的設定,這些流程也完全不需要工程師的介入

HubSpot 貼心設計的表單編輯器,讓你在設計表單時可以直接在旁邊欄位看見在該表單在網頁上呈現的樣貌,簡單直覺的操作方法

  • 免費版中能在客戶提交表單後設定一個自動化的跟近 ( Follow Up ) 信件

Sales 銷售

業務在銷售的過程中一定需要知道每一筆訂單目前進行的狀況、客戶特性與需求、會議洽談時間、產品推動進度等

當業務越了解客戶狀況同時準備好相關的行銷資料,再搭配與客戶之間的信任關係,銷售產品才能無往不利,捷報頻傳

Call 電話

當你在 HubSpot 設定好你的手機號碼後,你就可以直接透過 Contacts 聯絡人列表下的電話符號直接致電

每一通電話都可以直接錄音到 Contacts 聯絡人的個人紀錄中,電話內容的錄音可以讓你做為未來與客戶互動的參考

  • 免費版中每個使用者每個月都有 15 分鐘的免費通話時間

Deals 交易歷程

交易歷程的價值在於讓你清楚了解在一個完整的銷售流程中,眼前這位客戶目前到了哪一個階段,預計多久時間前進到下一個階段,幫助你掌握預期利潤,以及每一個階段中的轉換率

HubSpot 提供了個交易歷程的範例 ( 你也可以依照自己的習慣做編輯 ) 從第一次會議開始、符合購買資格、安排面對面會議一路到成交,每一個環節都可以自己定義轉換率,若你需要掌握預期營收,這個功能就非常適合 hubspot free crm deals

HubSpot 將這些銷售流程與預期利潤整理為一個簡易辨識的表單,直接就能看出整體銷售概況

  • 每一個帳戶僅提供一組交易歷程管道 ( Pipeline )

Tasks 任務紀錄

你可以在聯絡人 ( Contacts )、公司 ( Companys ) 的個別資料中,建立任務紀錄 ( Tasks ),就像在每一個聯絡人 / 公司 身上都放上一個便利貼,你可以在這個便利貼 (任務紀錄欄 Tasks ) 中記錄各種筆記、設定重要程度以及提醒這項任務是否在預期時間內完成

運用下拉式選單完成

  • 提醒後續客戶追蹤 ( Follow up )的形式為打電話、寄 Email、還是其他代辦事項
  • 設定各種任務的緊急重要等級分類
  • 分派任務給成員的操作流程

所以任何有權限看聯絡人 ( Contacts ) 資訊的成員都可以透過任務紀錄 ( Tasks ) 了解這位客戶 / 公司過去發生過的事情與重要提醒,或是在做業務交接時,也不會發生接手業務需要重新了解客戶的磨合時間

特別是當客戶量龐大時,任務紀錄的功能就能幫助企業節省時間在重新回想與這些客戶的互動歷程或是客戶特性

Documents 文件管理

當你製作好各種主題的電子書、產品型錄、設計概念等輔銷工具時,你知不知道收到這些文件的人他們是不是真的有看完 ? 他們對哪個主題有興趣 ?

HubSpot 文件管理系統可以幫你追蹤,當文件送出之後,客戶在每個文件上花了多少時間觀看 ( 精準到每一個頁面的觀看秒數 ),當你一份銷售文件中有規劃了三個產品項目,你就可以透過 HubSpot 的追蹤數據,默默地了解客戶對哪個產品有興趣,下次業務與客戶互動時,就可以如先知般的針對客戶有興趣產品多做著墨

Meeting 會議預約系統

hubspot free crm meeting

HubSpot 會議預約系統可以與個人行事曆綁定 ( Gmail、Outlook ),客戶點擊會議連結後,就可以馬上與你預約時間,直接選擇時段、會議時間長度,確認後系統會直接幫你在行事曆與 HubSpot 系統中同步,同時關閉該預約時段的選項,完全自動化

你可以節省與客戶之間不斷 Email、電話往返會議預約的繁瑣程序,讓客戶直接看到你的會議行事曆時段做預約更顯得專業

  • 免費版僅提供綁定一個的人會議預約連結設定

Service 服務

客戶服務是維繫客戶體驗的重要環節,當客戶遇到產品問題、售後服務等疑難雜症回頭來需求解答時,若沒有在當下提供客戶一個好的體驗流程,他們不舒服的感受就會更深刻,除了在未來斷絕與企業的客戶關係之外,更有可能將這些不好的體驗到處宣傳,進而影響企業形象

因此 HubSpot 系統提供自動回覆機器人 ( Chatbot )、線上即時回復 ( Live Chat )、票券歸類 ( Tickets )、客戶系統 ( CRM ) 等各種工具,都是在幫助企業解決與客戶之間的摩擦,減少摩擦並加深客戶忠誠度是維繫客戶的不二法門

Ticket 票券歸類

在 HubSpot 的客戶服務系統 ( Service Hub ) 中,運用票券歸類的方法來追蹤每一位客戶的現況、參與程度與相關主題歸類,幫助團隊在統一的地方有效率解決客戶提出的問題 hubspot free crm tickets

將客戶遇到的狀況做快速分類 ( 可以手動分類或設定自動化 ) 、歸類後再指派成員接手後續的處理,成員也能知道每個票券需要被處理的優先順序

使用時機

  • 未來會對某個特定主題類型的客戶做研究
  • 回報常見問題
  • 讓團隊快速辨識
  • 快速歸類紀錄

Reports 報告中心

這邊可以看見所有單位在使用 HubSpot 時的數據追蹤 ( 銷售、行銷、客戶服務 )

從數據的觀察你才能知道每個行銷活動、策略規劃的效果以及未來的修正方向,踏實的數據觀測,讓市場提供最有價值的情報給你

Analytics Tools 分析工具

免費版僅顯示有銷售分析工具 ( Sales Analytics ) BETA 版,但無法實際使用

Dashboard 儀錶板

在數據儀表板中可以客製化你想要觀察的數據報告,不必在各類數據報表之間來回切換,節省時間

免費版中你可以創造最多三個儀表板 ( 預設為行銷資料儀表板、銷售資料儀表板、服務資料儀表板 ) ,且每個儀表板內你可以客製化 10 種數據報告

hubspot free crm dashboard

Reports 報告數據

報告種類非常多元且可以直覺判讀,HubSpot 了解你在使用各類型工具、行銷活動、業務銷售時,都會需要對應的報告數據 (廣告發布數據、公司客戶成長率、業務會議安排追蹤、銷售代表績效觀測、新客戶追蹤數據等 85 種報告內容 )

在細項 Report Library 中你可以認識各類型報告他代表的意義,也可以將各種報告在這邊做統一管理,分配到專屬的儀表板中,方便你未來做觀察分析

hubspot free crm report

HubSpot 免費版三大保證

hubspot free crm 3 guarantee

無限使用者

開通帳號後,可以把全團隊都邀請進來使用這套 CRM 系統

永久免費

本版本沒有試用期限,註冊完畢即可開始使用,也不必留信用卡號,相當於是直接開通體驗版給全球用戶使用

超大儲存空間

提供 100 萬筆客戶與公司資料空間,不怕你客戶多

即便在免費版中,你若有其他已在使用的數位工具 ( 如 Gmail、Outlook、Mailchimp、Slack、Dropbox等 ) HubSpot 超強的整合串聯能力也能將這些工具一起串接使用,也因此每一個使用 HubSpot 的人都會有屬於他們自己公司的系統生態

跟同樣市面上許多免費版的工具相比,HubSpot 免費版的功能實在令人驚豔

今天就開始使用 HubSpot 做數位轉型吧

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