你的團隊有掌握每個商機嗎？
個人文書工具紀錄有極限
在我參與多場中小企業的 CRM 系統導入會議中，很常聽到主管們分享業務們都會把資料存放在各自的電腦，用 Word、Notion、Excel 、Google 雲端文件等文書工具來紀錄與客戶的各種紀錄。
並不是指這些文書工具不好，而是這些工具在組織擴張中會逐漸遇到銷售管理的致命弱點，像是「交易紀錄版本是否一致」、「客戶資訊是否即時更新」、「資料是否能交叉應用」、「資料儲存有沒有權限管控」。
管理與紀錄的矛盾
以銷售管理來說，一個業務每天至少跟進 6-10 個客戶，這些客戶有各自不同的商機階段、不同的追蹤進度與下一步動作，這些資訊你現在是怎麼紀錄？
一週下來每個業務有 30 - 50 個，客戶資訊要紀錄，業務在這些資料的完成率大概多少呢？我的經驗是通常業務們都不愛做這種 Paper Work，但這些客戶資料卻又是管理層拿來做分析的重要素材。
快速自我評估，下列情境，你需要花多少心力？
請你團隊的業務們整理出，最近兩年曾經詢問過產品Ａ，但當時沒有買，現在產品Ａ升級了且成本更低了，需要請業務們發個通知給這群人，並且至少電話跟進一次。
你預估你的團隊會花多久時間能回報他們手上有幾個吻合這條件的名單？業務發送通知的進度跟電話跟進任務的達成率你會怎麼掌握？
如果你有使用銷售管理工具，就能靠系統幫所有業務抓出吻合條件的名單，接著透過系統自動化幫每位業務建立「待辦任務」提醒他們哪些客戶還沒完成跟進。主管因此能透過「待辦任務」執行狀況的追蹤，輕鬆了解每個業務的執行進度。
我認為企業做銷售管理需要追求的是商機資料能夠動態調整，且容易追蹤當下的狀況，而不只是填資料做筆記而已。
你訂單正在偷偷流失的 3 個原因
為什麼會說偷偷流失呢？在訪談企業主的時候，老闆常跟我提到業務漏單的情境，我很好奇，不是都已經在接洽中了，為什麼會漏單？為什麼既有客戶會抽單？
更多討論後發現的問題，也許是你現在正面臨的困境：
- 跟進不即時：客戶會定期採購的產品，卻因為沒有注意採購時程導致叫貨延誤，時間緊迫只好先跟同業買。
- 業務交接斷層：資深業務離職，客戶資料交接不齊或遺漏，接手業務了解客戶狀況，客戶感受不佳。
- 重複跟進，商機分配不當：同一個客戶有多個業務同仁同時在聯繫，客戶產生困惑不清楚要以誰的資訊為主。
這些小問題都會讓商機默默丟失，可能連管理層都沒有意識到這對公司有多大的損傷。
沒成交不是因為業務能力不佳，而是輸在流程管理不當。
明明有商機，卻無法順利成交？
每週業務團隊在回報負責商機時，Ａ業務手上有 10 個、B業務手上有8個...
主管能知道團隊掌握的商機總是，但卻無法立刻知道哪些案子需要被優先關注、哪幾個案子跟進情況狀況是需要主管協助。
管理層沒有一個能從 High Level 看到所有銷售進度的工具，都需要等到業務回報，主管才能開始抽絲剝繭找出問題原因，這導致在商機危機處理的效率上慢半拍。
如果主管們有個工具能夠隨時掌握團隊成員的銷售跟進全貌，或是將需注意狀況的設定系統自動回報（如：商機停留三天新進度、商機金額達到一定規模需要被特別關注、商機重要資訊有沒有收集齊全等）。
建立標準銷售流程 SOP
有些業務本身具被天生的銷售能力，靠本能應對就能成交，但這樣的業務可遇不可求。那大多數的業務該如何運作？公司若能建立好業務的銷售流程 SOP，這樣即便不靠本能，也能夠在系統的循循善誘下，逐漸成長為一位優秀的業務。
透過系統紀錄哪位業務現在應該做什麼？什麼時間點要做跟進？跟進時需要談的內容與步驟、執行後的成果紀錄，都可以被系統做量化，因此主管在做業務管理或是責任歸屬上，都能一清二楚。
真正有效的銷售管理，不是檢查，而是預測與提醒。
如果你看了上面的情境後點頭如搗蒜，下方我整理了一份《銷售管理診斷清單》，歡迎自評看看。
經過上面的簡單測驗後，如果你開始想要評估銷售管理系統，是否能應用到你的公司中，可以跟我預約一個 15 -30 分鐘的免費諮詢會議，在這個會議中可以分享你遇到的問題，以及我能提供你的協助。
什麼是高效率的銷售管理系統？
你目前的銷售管理有沒有效率？用下列五個問題幫做簡單判斷：
- 你知道那個業務快成交哪筆案子嗎？
- 你知道業務哪個案子目前卡住了嗎？為什麼卡住？
- 客戶突然來電問你之前提過的報價資訊，你能馬上找出商機的來龍去脈嗎？
- 每週、每月手動製作報表需要花多少時間嗎？
- 團隊業務有人常常忘記回覆或漏掉需要跟進的客戶？
如果你有超過兩個問題答案是「否」！真的需要小心了！因為同業或是年輕一輩有在使用銷售管理工具，上述問題他們都可以快速得到！
整合銷售與客戶資訊
將客戶資訊與商機追蹤結合在一起，你能更快、更精準的轉化每一筆商機。進階的操作還會結合自動化工具，目的是減少人為的漏單、忘單、記錯單，讓系統用更少時間，帶來更多成交。
別再用 Excel、LINE、Email 做商機追蹤了！
這種方式雖然可以做客戶紀錄，也能幫助成交，但卻非常難做管理，主管需要發想商業策略、趨勢評估、績效提升規劃，用文書工具紀錄的資料，會非常難做分析。
銷售管理系統的關鍵優勢
銷售階段視覺化
商機階段或常說的「銷售漏斗」，銷售階段以看板式的樣貌記錄每個業務手上的所有商機，商機正在哪一個階段（如預約會議、提供報價、議價階段、成交、訂單遺失），透過卡片管理的方式，不論是主管還是業務個人都能馬上知道手上所有商機現況。
轉化率的掌握
在銷售漏斗中，你可以看到每個團隊的在各階段的轉化率，甚至係看到單一業務個體，這些轉化率數據透過系統自動計算，身為主管或是業務個人，都能隨時優化自己/團隊的銷售能力，自己在哪個階段需要做補強，或是需要協助。
引入銷售漏斗管理到公司中，馬上就能對績效優化有正面的影響！
任務管理搭配自動提醒
業務跟進客戶的動作被任務做紀錄，或我習慣稱為「待辦事項」，因為對每一位客戶或是交易，你都會有不同的下一步需要執行，且這些下一步發生的時間點也不同。用「任務管理/待辦事項」量化跟進動作，時間一到就會收到提醒。
舉例：當新交易建立時，公司的跟進 SOP 是需要做三次跟進動作，比如，第三天安排電話聯繫、第五天安排拜訪、第十天要推進到下一個銷售階段，這三個跟進動作，使用「任務管理/待辦事項」透過自動化建立，並同時指派到負責的業務身上。
所以業務每次建立新交易，系統就會自動安排後續的跟進動作，這能減少業務的人工操作時間。身為主管的你也能清楚知道團隊業務們目前有多少任務正在執行中。
若再搭配自動提醒功能，因為平時業務工作都很繁忙，一個任務即將到期的「即時提醒」就可以避免掉單的風險。這個提醒工具投資絕對划算！
整合客戶溝通紀錄
商機資料與聯絡人/公司資料做關聯，當你在管理商機的時候，你可以看到跟聯絡人/公司所有相關的信件往來紀錄、會議記錄、或是備註紀錄。所以你在做銷售管理時，可以借助這些「歷史情報」幫助你判斷商機成交的可能性，讓你對商機的掌握度更高。
這些「歷史情報」的來源可能是過去的業務前輩針對客戶寫的資訊，或是其他使用 CRM 的團隊，在這位聯絡人/公司所填寫的資料。如果你使用 HubSopt CRM，系統還能自動記錄聯絡人的網頁瀏覽足跡，堪稱開天眼。
當你的業務都清楚每一位潛在客戶（聯絡人/公司）的「背景資訊」時，對業務洽談或是會議討論時，就算是第一次見面的客戶也能感受到業務對他的了解。
自動分派與權限控管
根據客戶國家、產品興趣、其他自定義條件，將潛在客戶自動指派/輪派到業務身上。商機指派的流程因為自動化更順暢，節省人工指派的時間或是商機分配不公平情況。
將商機指派到正確的業務或是團隊跟權限控管也有很大關係，不同團隊之間也許處在競爭關係，因此商機情報就是每個團隊的重要資產，讓資料做好權限管理，也能避免內部衝突。
（在任何頁面提交表單，就讓潛在客戶在業務團隊中自動輪派）
銷售報表和預測分析
別再花一堆時間整理週報、月報、季報、年報，銷售管理系統能自動更新報表資料，接著自動發送給需看報表的人。
不同階段的商機金額、數量、平均成交時間、成交率，系統都幫你準備好了，在開會時使用這些報表工具做討論，可以從更高維度看整體銷售狀況，當報告中的細節需要討論時，還能直接做報表調整，或點擊進入需要討論的個別商機當中，直接看到最細節的商機紀錄。
預測分析針在銷售管理工具中主要分三種：
執行標準化流程
當內部銷售管理有明確的流程時，將銷售流程設計到工具中，降低業務的培訓成本與時間，讓系統自動提醒和引導（比如，當交易移動到下一個階段前，必填欄位有三個，需要補齊才能往下推進），特定產品的業務開發 SOP 寫入「教戰手冊 ( Playbook )」當中，在系統中跟著「教戰手冊 ( Playbook )」引導完成商機跟進。
在我服務的企業中，有的會針對不同的產品線做不同組的銷售管理流程，也有將業績統計、收款做到銷售管理系統中。
因為每間公司的商業模式與管理邏輯幾乎不同，因此銷售管理工具是否具備調整彈性，也是你在評估銷售管理工具時要確認的重點。
從個人到團隊，銷售管理工具逐步升級
你的團隊從 1 人公司到 3 - 5 人，一路過關斬將來到 10 - 50 人的規模，團隊的升級，你的管理工具也要跟上，不是過去的工具不能用，只是會越來越不適合，我做了一張表分析給你看。
你的團隊目前在哪個階段？使用的工具有沒有繼續幫你的企業穩定成長呢？
商機分配怎麼做？避免內鬥阻礙公司成長！
有時候挺羨慕有這樣痛點的企業，這表示你不是卡在沒有客戶來詢問，而是客戶資源多到需要分配。
「為什麼 Leads 又是配給他，之前不是才給過？」
「這個客戶不是你正在跟進嗎，為什麼轉給其他人？」
「分到的客戶品質好像都不好，成交不了」
公司經營都要避免留下的業務只是「聽話但沒產能」的人，而讓真正有能力的業務因為感受到資源分配不公而離開。當銷售管理具備公平、透明、有依據的分配原則下就能夠避免這樣的悲劇發生！
「商機熱度」與「業務強項」交叉分派法
你可以在銷售管理系統中設計一些分配邏輯，讓商機的分配不僅公平，且對績效成長有正面幫助。
什麼是「商機熱度」？
使用 CRM 系統或是銷售管理工具，將重要的商機訊號列出，分類高熱度或低熱度。
- 商機最近互動時間是哪天？（有開信、填表單、留言等）
- 商機預算使否取得？（預算欄位填寫）
- 銷售階段已經走到尾聲？（銷售漏斗管理）
- 最近頻繁造訪產品頁面？（頁面瀏覽記錄追蹤）
什麼是「業務強項」？
使用 CRM 系統或是銷售管理工具，將商機特徵與業務強項做比對。
- 業務擅長特定產業
- 業務熟悉特定產品線
- 成交轉化率高
- 專注服務特定國家、區域
以上先舉例用兩種特徵做為分類基準，將「商機熱度」 x 「業務強項」的交叉矩陣比對後，做商機的分配。
系統分派商機的二種做法（半自動 / 自動）
人工分配這件事，在任何系統中都能達成，但因為缺少公開與透明性，這邊先不討論。以下討論的商機分配是建立在有定義好規範與邏輯的情況下。
半自動分派法
當客戶表單遞交的時候，系統將客戶的資訊整理好後發送給主管，主管過目後再人工判斷，將商機指派給哪位業務。
當你的商機分配想要保留主管的判斷經驗，以及分配邏輯尚未明確定義的時候，適合半自動分派法，透過自動化工具先把主管在意的商機重點抓出來，節省主管或是業務助理整理客戶資料的時間，主管只需要快速判斷然後完成分配。
全自動分派法
當客戶表單遞交的時候，系統判斷商機的資料（產品興趣、地區、參與熱度等）後，接著自動指派到業務身上，適合已經有「明確分配原則」且「案量大」的公司，或是搭配「輪派」機制，讓吻合指派的商機平均的分配給業務群。
我曾幫製造業、醫療業等不同產業客戶建構商機自動分派流程，如果你也有分配混亂的問題
「點擊連結」，解鎖《商機自動分派流程》設計圖。
實用銷售管理工具推薦
隨著組織規模成長，想要做到有效的銷售管理就需要搭配不同的管理工具，以下以常見的三個管理工具，Notion、Trello、HubSpot ，以銷售管理角度出發，來應對不同組織規模的管理。
個人工作者：使用 Notion 輕巧管理
圖片來源：Notion
主要是怕自己忘掉跟誰連絡過，對於購買服務有什麼需求，將一些備註資訊、待辦任務能有一個空間可以存放查找。
在 Notion 中個人有很高的自定義空間，因此你可以打造自己喜歡的視覺方式掌握商機。
- 客戶名單庫：做成類似 Excel 的版面，放入資料如：姓名、電話、Email、產業別、產品興趣。
- 商機追蹤：可以做流程看板、分類標籤、獨立頁面紀錄細節資訊。
但等到案源變多、想做商機分派、報表分析、資料交叉比對時，就會發現越來越複雜。
小團隊（3-5人）：使用 Trello 管理商機方便多人同步
圖片來源：Trello
Trello 本身是以卡片 + 流程管理為主的工具，優勢在多人協作時，能很快的理解商機目前的階段。操作流程簡單，沒有太多的自定義讓使用者做調整，因此設置門檻很低，之後再整合 Slack，就可以收到來自 Trello 的推播資訊。
用 Trello 來做小團隊的銷售管理，具有這些優勢：
- 視覺操作流程表現好
- 多人協作一目瞭然
- 內建到期日提醒
跟前面的 Notion 相比，Trello 很單純的是用來做小團隊商機進度同步的用途，Notion 扮演的比較像是大腦資料架構彙整，記憶與整理思路用。
中型企業（10 - 50 人）：使用 HubSpot 做資料控管與數據分析
圖片來源：HubSpot
在這個狀態的企業，基本上都需要做流程控管、資料整合、權限設置，因為企業的規模已經出現，客戶資料大量的累積，商機甚至需要自動化指派到業務，管理層需要更多的數據來做分析與思考策略。
使用 HubSpot 來做中型企業的銷售管理有這些優勢：
- 商機自動指派並建立任務
- 建立多組銷售流程看板、輕鬆在個人與團隊商機間自由切換
- 關聯聯絡人、公司資料庫，讓分析維度更多元
- 自動化跟進信件，幫助業務與客戶保持連結
我在協助客戶導入銷售管理系統時，很常使用自動分派 + 任務建立的架構，這能幫助業務不遺失任何關鍵機會，且管理層能夠快速了解團隊的當前的運作狀況。
銷售管理工具到底該怎麼選？
前段內容我僅是依照公司組織大小推薦了三種應用工具，但不表示個人工作者不能使用 HubSpot 或中型企業不能使用 Notion 來做其他的用途。
因為這些都是用來解決問題的工具，只要能幫助團隊解決問題，就只是看你會不會用工具而已。
像 HubSpot 在免費版的模組中，也能做聯絡人資料與銷售管理，而其他特色工具像是自動化、商機指派、分析報告功能對於個人經營者來說，反而不實用，因為當時他的詢問量、成交量用人工記錄可能就足以管理。
因此你可以從銷售管理複雜度、團隊規模（是否需要協作）、預算、組織擴張速度來做評估，也不一定要一次就直上到高規格的工具，因為你的團隊可能還不習慣這些系統工具的使用思維，工具功能再多，沒人願意用都是白花錢。
不知道選哪一套？來信聯絡我，幫你的公司免費診斷目前狀況。
導入銷售管理系統，不只是裝工具，而是升級業務流程
我如何協助客戶從混亂 → 視覺化 → 自動化
以我服務導入的經驗，有些企業過去習慣使用 Google Sheet 、Notion 做銷售管理、客戶資料管理、業務拜訪紀錄，主管必須使用多份文件、或多個管理工具做資料整理。
但主管逐漸意識到這些問題：
- 拜訪資料（客戶資料）填寫不完整沒有檢核機制
- 新進人員教育訓練耗費時間
- 訂單報告需要手動更新數據，且分析報表資料有局限
- 大量資料累積在 Google Sheet、等文書工具後，越來越難管理。
系統的導入不單只是「換個工具使用」，而是梳理業務流程，從資料累積 → 流程設計 → 工作文化轉型的全面升級。
因此我先釐清了主管日常工作中需要看的數據報表需求、業務拜訪紀錄的工作模式、客戶資料的記錄習慣、交易訂單的重點指標後，先將 Excel 中的資料分門別類的導入到 CRM、銷售管理資料庫中，接著運用導入的資料在管理系統中呈現主管需要看的報告，以及業務日常紀錄的資訊。
讓資料擺放有邏輯、工作流程能自動、決策有憑有據
強化了報表自動化
經過系統規劃後，主管需要看的資料都能在一套系統當中找到，因此日常在看的報告也就能自動更新，節省掉主管頻繁製作報告的心力。
打造工作流程 SOP
業務跟進不再靠「我感覺今天要做 ...」，而是透過系統輔助，自動跳出的提醒、銷售流程的引導，讓業務執行動作更確實且高效。
我協助規劃業務的前段開發流程，從客戶遞交表單後，商機分類指派、待辦任務的自動建立與指派，到 Pipeline 銷售流程管理設計（比如：重要必填欄位、商機停留過久、負責的潛在客戶有人再次提交表單）。
不同產品線銷售時的標準化 SOP， 也透過設計「教戰守則（Playbook）」，讓業務有一個準則隨時查看。
業務管理流程升級
HubSpot 系統會逐漸成為了管理層的決策系統，不再只是單純記錄的工具，這也正是我協助企業導入 CRM 的核心價值。
如果你的團隊目前遇到了
- 客戶資訊太多太散缺少統一管理的資料庫。
- 製作分析報表花太多時間，分析的維度不夠。
- 客戶管理依賴個別業務紀錄，客戶資訊不完全在公司手上。
你可以先從免費版的 HubSpot 開始，而你未來會需要的是一位可以幫你梳理商業流程，規劃銷售管理工具的專屬顧問。
感謝你看到了最後，這表示你對銷售管理這件事非常的重視。
因此我將提供您一次 30 分鐘免費診斷會議，只要透過下方的線上會議連結做預約，我將跟你討論目前遇到的銷售管理瓶頸，並給你適合的導入建議 —— 完全免費。
常見 FAQ
什麼是銷售管理系統？它和 CRM 有什麼不同？
銷售管理系統專注在管理潛在客戶（Leads）到成交前的整個銷售過程，例如商機階段追蹤、任務提醒、成交預測等。CRM 更廣，包含聯絡人管理、公司管理、交易管理等。
為什麼使用 Excel 或 Notion 做商機管理會有問題？
Excel 與 Notion 雖然容易使用，但在多人協作、任務提醒、歷史追蹤上有明顯限制。當團隊成長或商機量大時，容易出現漏單、重複跟進、資訊不同步等風險，導致成交率下降。
業務為什麼會漏單？不是應該都有人在跟進嗎？
漏單的常見原因包括：沒有自動提醒、業務交接斷層、資訊重複或遺失、主管無法即時掌握狀況。這些問題大多來自沒有標準化流程或系統支持，導致重要商機在混亂中被忽略。
什麼樣的公司適合導入商機管理系統？
當你的團隊超過 3 人、商機來源開始穩定、需要定期做營收預估、或主管常感覺資訊不同步時，就該考慮導入系統。尤其對 B2B 銷售或客戶名單需要持續追蹤的產業。
商機分配混亂怎麼辦？怎麼避免業務內鬥？
可透過系統設計做交叉指派；搭配自動分派或半自動分配邏輯，就能公平、效率地分配商機，避免搶案與誤會。
導入銷售管理系統是不是很貴？小公司用得起嗎？
許多工具如 HubSpot 有免費入門版本，對 3–5 人小團隊非常友善。關鍵不在工具多強大，而是能幫你解決當前問題。建議從簡單模組導入，再逐步升級，控制預算又能同步優化流程。
銷售流程需要很複雜嗎？一定要做自動化嗎？
不需要一開始就複雜！你可以先從標準的「銷售階段」＋「任務提醒」開始，逐步加入自動化（如表單指派商機、SOP 指引），減少人為錯誤、提升成交率。
我該怎麼評估自己需不需要導入商機管理系統？
透過本文提供的問題自我評估，包括資料完整性、跟進效率、報表分析能力、交接流程等。若超過 5 題為「否」，就代表目前的管理方式已無法支撐團隊擴張與績效成長。
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